Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026
1. Wie zijn wij?
Deze privacyverklaring geldt voor de website en de software VorlysDesk. De verantwoordelijke is VORLYS CommV, met maatschappelijke zetel te Karl Marxstraat 14, 2840 Rumst, België, ingeschreven in de KBO onder ondernemingsnummer 0686.873.034 (btw BE0686873034) ("wij", "ons").
Contact over privacy: info@vorlys.com of +32 456 02 41 66. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, omdat dat voor ons niet wettelijk verplicht is; je kunt met al je vragen bij ons terecht.
VorlysDesk is software waarmee ondernemingen (bijvoorbeeld feestverhuurders, privé-chefs en schoonmaakbedrijven, hierna "onze klanten") aanvragen van hun eigen klanten ontvangen, ordenen en beantwoorden, offertes opmaken en boekingen in een agenda bijhouden. Onze klant beslist zelf welke antwoorden en offertes vertrekken. Bij een beheerd pakket ("Managed") helpen wij daarbij, altijd volgens de instructies van onze klant.
2. Twee rollen
Verwerkingsverantwoordelijke zijn wij voor de gegevens van bezoekers van deze website, van mensen die ons contacteren en van onze (potentiële) klanten.
Verwerker zijn wij voor de gegevens van de personen die een aanvraag sturen aan een van onze klanten (bijvoorbeeld iemand die een tent huurt of een schoonmaak aanvraagt). Voor die gegevens is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke. Hij bepaalt waarom en hoe ze verwerkt worden, en hij is verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond, voor de informatie aan zijn eigen klanten, voor de inhoud van de berichten en offertes die hij verstuurt en voor wat hij met die gegevens doet buiten VorlysDesk. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in zijn opdracht, volgens een schriftelijke verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Vragen of verzoeken over die gegevens richt je het best rechtstreeks aan de onderneming waar je je aanvraag stuurde. Komt je verzoek bij ons terecht, dan geven we het onverwijld aan haar door en helpen we haar het te beantwoorden.
3. Welke gegevens, waarom en op welke grond?
| Wie | Gegevens | Doel | Rechtsgrond (art. 6 AVG) |
|---|---|---|---|
| Bezoekers van de website | Technische gegevens die elke webserver automatisch ontvangt (IP-adres, browser, tijdstip, opgevraagde pagina) | De website veilig en werkend tonen, misbruik tegengaan | Gerechtvaardigd belang (beveiliging en goede werking) |
| Wie ons contacteert | Naam, e-mail, telefoon, bedrijf, inhoud van je bericht | Je vraag beantwoorden, een demo of gesprek plannen | Precontractuele maatregelen op jouw verzoek; gerechtvaardigd belang |
| Ondernemingen die wij zelf benaderen | Bedrijfsnaam, naam en functie van de contactpersoon, zakelijke contactgegevens, uit openbare bronnen (website van het bedrijf, Kruispuntbank van Ondernemingen, online bedrijvengidsen) | Ondernemingen gericht contacteren over onze dienst (B2B-prospectie) | Gerechtvaardigd belang (onze dienst aan ondernemingen aanbieden). Je kan altijd en kosteloos bezwaar maken; dan contacteren we je niet meer. |
| Klanten van VorlysDesk | Contact- en facturatiegegevens, btw-nummer, accountinstellingen, communicatie met ons | De dienst leveren, support, facturatie en boekhouding | Overeenkomst; wettelijke verplichting (boekhouding en fiscaliteit) |
| Aanvragers bij onze klanten (wij als verwerker) | Naam, contactgegevens, inhoud van de aanvraag, gevraagde datum en locatie, details over de opdracht (bv. aantal personen, oppervlakte, gewenste producten), offerte en boekingsstatus | De aanvraag lezen en ordenen, een conceptantwoord en offerte voorbereiden, de beschikbaarheid in de agenda nakijken, en na goedkeuring door onze klant versturen en opvolgen | Bepaald door onze klant (meestal precontractuele maatregelen of overeenkomst) |
Gevoelige gegevens. Wij vragen nooit naar gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën van gegevens (art. 9 AVG). Deelt een aanvrager zelf bijvoorbeeld allergieën of dieetwensen mee, dan worden die alleen gebruikt om de gevraagde dienst correct en veilig uit te voeren, in opdracht van onze klant. Onze klant blijft daarvoor verantwoordelijk en zorgt, waar nodig, voor de uitdrukkelijke toestemming van de aanvrager (art. 9, lid 2, a AVG).
Moet je gegevens geven? Nee, niet wettelijk. Zonder contactgegevens kunnen we je vraag wel niet beantwoorden, en zonder facturatiegegevens kunnen we geen overeenkomst met je sluiten.
Wij verkopen geen persoonsgegevens, gebruiken ze niet voor reclame van derden en maken geen profielen.
4. AI, met een mens die beslist
VorlysDesk gebruikt AI-taalmodellen om aanvragen te lezen en conceptteksten te schrijven. Standaard controleert en keurt een mens (onze klant, of wij in zijn opdracht bij een beheerd pakket) elk antwoord goed voordat het vertrekt. Onze klant kan zelf een automatische ontvangstbevestiging of een herinnering bij een openstaande offerte aanzetten; die functies staan standaard uit en vallen onder zijn verantwoordelijkheid. Er worden geen besluiten genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben of je aanmerkelijk treffen (art. 22 AVG). De AI-aanbieders die wij gebruiken, mogen de gegevens volgens hun contractuele voorwaarden niet gebruiken om hun modellen te trainen.
5. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen met dienstverleners die we nodig hebben om de dienst te leveren (subverwerkers), met wie we passende afspraken hebben, en als de wet ons daartoe verplicht.
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie en waarborgen |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Cyprus | Hosting van de website, de software en de gegevens | Europese Unie; verwerkersovereenkomst (Data Processing Addendum) van Hostinger. Servers in een datacenter in de Europese Unie. |
| Groq, Inc. (GroqCloud) | AI-taalmodel: aanvragen lezen en conceptteksten schrijven | Verenigde Staten; verwerkersovereenkomst van Groq met standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij hebben bij Groq "Zero Data Retention" ingeschakeld, zodat Groq de inhoud van aanvragen niet bewaart nadat het antwoord is gemaakt. |
| Hostinger International Ltd. (e-mail) | Onze eigen mailbox info@vorlys.com | Europese Unie; dezelfde verwerkersovereenkomst als voor de hosting. |
| Onze boekhouder en eventuele adviseurs | Boekhouding, fiscaliteit, juridisch advies | België; gebonden aan beroepsgeheim of geheimhouding |
Diensten van onze klant zelf. Verbindt onze klant zijn eigen mailbox, agenda of WhatsApp met VorlysDesk, of stuurt hij een antwoord via zijn eigen e-mail of WhatsApp, dan gebeurt dat via zijn eigen account bij die aanbieder en onder diens voorwaarden. Daarvoor is onze klant verantwoordelijk.
Gegevens gaan alleen buiten de Europese Economische Ruimte met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen. Een kopie van die waarborgen kun je bij ons opvragen.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Contactberichten zonder vervolg: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
- Aanvragen bij onze klanten: zolang onze klant dat bepaalt. Standaard worden aanvragen automatisch gewist 12 maanden (365 dagen) na ontvangst, en ruwe berichten uit een gekoppelde mailbox na 90 dagen. Bij het einde van de samenwerking wissen we de gegevens van onze klant, of geven we ze eerst aan hem terug als hij dat vraagt.
- Back-ups: onze eigen dagelijkse back-ups worden automatisch gewist na 14 dagen. Daarnaast maakt onze hostingprovider eigen veiligheidskopieën, die hij volgens zijn eigen schema overschrijft. Gewiste gegevens kunnen dus nog kort in een back-up staan; die back-ups gebruiken we alleen om na een storing of incident gegevens terug te zetten.
- Gegevens voor beveiliging tegen misbruik: onze software bewaart IP-adressen alleen versleuteld (gehasht) en wist ze na hoogstens 24 uur. De technische logbestanden van de webserver beheert onze hostingprovider; die worden volgens zijn eigen termijn gewist.
- Boekingen in de agenda: tot onze klant ze wist, en uiterlijk bij het einde van de samenwerking.
- Facturen en boekhouding: zolang de wet dat verplicht (in België in principe 10 jaar).
7. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, onder meer: versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag van berichten uit gekoppelde mailboxen, toegang alleen met een persoonlijke sleutel, bescherming tegen te veel pogingen, API-sleutels die enkel op de server staan en nooit in de browser, dagelijkse back-ups en toegang voor zo weinig mogelijk personen. Geen enkel systeem is volledig onkwetsbaar. Stellen we een datalek vast dat een risico inhoudt, dan melden we dat volgens de wet aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, aan de betrokken klant en, waar nodig, aan de betrokken personen.
8. Cookies
Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse-, advertentie- of trackingdiensten. Lettertypes en video's worden van onze eigen server geladen. Klik je op een link naar een andere website, dan geldt daar het privacybeleid van die website.
9. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Tegen het gebruik van je gegevens voor prospectie of direct marketing kan je altijd bezwaar maken, zonder reden op te geven; dan stoppen we daar meteen mee. Stuur je verzoek naar info@vorlys.com. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voordat we gegevens geven of wissen. We antwoorden binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden, en dan laten we je dat weten. Gaat het om een aanvraag die je naar een van onze klanten stuurde, zie dan punt 2.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder van het land waar je woont.
10. Minderjarigen
Onze website en diensten zijn gericht op ondernemingen en niet op kinderen. We verwerken niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar.
11. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de wet of onze dienst verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we onze klanten vooraf.
Bestaat deze verklaring ook in een andere taal, dan geldt bij een verschil de Nederlandse tekst. Afspraken over verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid tussen ons en onze klanten staan in onze algemene voorwaarden en in de verwerkersovereenkomst.